» Naslovnica / Informatizacija / ISVU / Zadaće administratora predmeta u ISVU

Upute

Zadaće administratora predmeta u ISVU

Ovo je mali podsjetnik na radnje koje su administratori predmeta dužni obavljati u ISVU. Te radnje se obično ponavljaju iz godine u godinu ili iz semestra u semestar, a važno je imati na umu u kojem razdoblju je potrebno napraviti određene radnje. Neke radnje su obavezne, neke preporučene, a neke u potpunosti izborne. U nastavku slijedi lista radnji koje su podijeljene u određena vremenska razdoblja. One koji administriraju predmete koji se odvijaju turnusno molimo da obrate pozornost na točku broj 4.

Sadržaj

  1. Početak svake akademske godine
    1. Opisati predmet i tjedni plan, preko ISVU nastavničkog portala - obavezno
    2. Definirati ispitne rokove za čitavu akademsku godinu, u aplikaciji ISVU Ispiti – obavezno
    3. Dohvatiti popis studenata koji su upisali predmet, u aplikaciji ISVU Ispiti ili Nastavnički portal – obavezno
    4. Definirati izvođače nastave na predmetu, u aplikaciji ISVU Ispiti – preporučeno           
  2. Prije kraja svakog semestra
    1. Evidentirati zabranu potpisa onim studentima koji nisu ispunili nastavne obaveze, u aplikaciji ISVU Ispiti – obavezno
    2. Postaviti status predmeta na odslušan/obavljen ili pomicanje datuma do kada se studenti mogu prijaviti ili odjaviti sa ispitnog roka, u aplikaciji ISVU Ispiti – izborno
  3. Vrijeme ispitnih rokova
    1. Dohvatiti popisa studenata koji su prijavljeni na pojedini ispitni rok, u aplikaciji ISVU Ispiti ili Nastavnički portal – obavezno
    2. Izraditi raspored za pismeni ili usmeni dio ispita – izborno
    3. Redovno unositi ocjene koje su studenti dobili na ispitu, u aplikaciji ISVU Ispiti ili Nastavnički portal (samo usmeni dio) – obavezno
    4. Vođenje ispita pred povjerenstvom, u aplikaciji ISVU Ispiti – obavezno ili u dogovoru sa referadom
    5. Voditi ispit pred povjerenstvom zbog žalbe na ocjenu, u aplikaciji ISVU Ispiti – obavezno ili u dogovoru sa referadom
    6. Zaključavanje rokova, u aplikaciji ISVU Ispiti – obavezno
  4. Turnusna nastava na 6. godini
    1. Definirati i voditi ispitne rokove za predmete koji se odvijaju turnusno – obavezno za administratore koji vode turnusne predmete
  5. Ostali savjeti

 

1. Početak svake akademske godine

1.1 Opisati predmet i tjedni plan, preko ISVU nastavničkog portala - obavezno

Prije početka akademske godine svaki ISVU administrator treba opisati svoj/e predmet/e u ISVU-u. Opis predmeta uključuje opisivanje predmeta u obliku jedne ili dvije kartice teksta, definiranje obavezne i preporučene literature, te upisivanje tema po tjednima nastave koje se obrađuju na predavanjima, seminarima i vježbama. Opis predmeta je potrebno napraviti za svaku akademsku godinu u kojoj se predmet izvodi. Ova akcija je obavezna jer se informacije o predmetu iz ISVU prikazuju na službenoj stranici Fakulteta te studentima na Studomatu. Također, te informacije ostaju trajno pohranjene na jednom mjestu (ISVU serverima), te je do njih uvijek moguće doći, što je npr. zgodno u slučaju potrebe za pregledom povijesnih podataka ili slično. Preko Nastavničkog portala moguće je opisati predmet (Predmet > Predmet u ak. godini), te unijeti teme nastave po tjednima (Predmet > Tjedni plan nastave).

Korisni linkovi:

 

1.2 Definirati ispitne rokove za čitavu akademsku godinu, u aplikaciji ISVU Ispiti – obavezno

Na početku svake akademske godine svaki administrator predmeta mora definirati ispitne rokove za sve predmete koje vodi u ISVU. Ispitni rokovi moraju biti definirani za cijelu godinu, a definiraju se prema akademskom kalendaru koji je dostupan na početnoj web stranici Stomatološkog fakulteta. Redovni rokovi se obično odvijaju krajem siječnja i tijekom veljače (zimski ispitni rok), tijekom lipnja i početkom srpnja (ljetni ispitni rok), krajem kolovoza i tijekom rujna (jesenski ispitni rok). Kako se datumi predviđeni za ispitne rokove iz godine u godine mijenjaju, potrebno je proučiti akademski kalendar i prema njemu definirati ispitne rokove. Uz redovne ispitne rokove postoji mogućnost da administratori predmeta, tj. nositelji predmeta, definiraju izvanredne ispitne rokove koji se održavaju u vrijeme koje akademskim kalendarom nije predviđeno za ispitne rokove (npr. u travnju ili svibnju). Napominjemo da je za izvanredne ispitne rokove potrebno dobiti suglasnost prodekana za nastavu. Tek nakon odobravanja i dobivanja odluke o izvanrednom roku, možete taj rok dodati u ISVU. Prilikom definiranja izvanrednih rokova potrebno je odabrati opciju „Izvanredni rok“ umjesto „Redovan rok“ (oznaka I umjesto R). Za redovne rokove nije potrebno tražiti suglasnost i sastavni su dio izvedbenog plana predmeta. Akcija definiranja ispitnih rokova na početku ak. god., a za čitavu ak. god., je obavezna. Definiranje ispitnih rokova se radi u aplikaciji ISVU Ispiti (Nastavni program i plan > Ispitni rok). Prilikom definiranja ispitnog roka morate naznačiti dali ispitni rok ima pismeni dio. Ako nema, u stupcu „Pismeni“ morate odabrat vrijednost „Ne“. U suprotnom ostavite „Da“.

Korisni linkovi:

 

1.3 Dohvatiti popis studenata koji su upisali predmet, u aplikaciji ISVU Ispiti ili Nastavnički portal – obavezno

Na svakoj godini studija definirane su grupe studenata. Svi studenti koji su upisali prvu godinu nalaze se u grupi 1. Studenti koji su upisali drugu godinu, nalaze se u grupi 2 i tako dalje za svaku godinu studija. Te grupe studenata definirane za pojedinu godinu studija su primarne, a obično se koriste da bi se u rasporedu naznačilo održavanje predavanja tim grupama na određenom predmetu. Primarne grupe dijele se na više podgrupa. Podgrupe su tipa 1A, 1B, 1C, i tako dalje za prvu godinu. Na drugoj godini podgrupe su 2A, 2B, 2B itd., u ovisnosti o broju upisanih studenata na godini, te tako za svaku godinu studija. Podgrupe se obično koriste kako bi se u rasporedu naznačilo održavanja seminara ili vježbi tim grupama na određenom predmetu. Nakon što završe upisi u prvu nastavnu godinu i u više nastavne godine, po početku izvođenja nastave svaki administrator predmeta u ISVU mora znati kako dohvatiti popis studenata koji su upisali predmet. To je moguće napraviti u aplikaciji ISVU Ispiti (Nastavni program i plan > Popis studenata po grupama) ili preko Nastavničkog portala (Predmet > Popis studenata).

Korisni linkovi:

1.4 Definirati izvođače nastave na predmetu, u aplikaciji ISVU Ispiti – obavezno

Za svaku akademsku godinu, za svaki predmet, za svaku vrstu nastave na predmetu, te za svaku grupu studenata na predmetu, u ISVU treba biti evidentirana osoba koja je tu nastavu držala, u postotku. Osobe koje niti jednom nisu evidentirane kao izvođači nastave na predmetu neće moći biti navedene kao ispitivači na ispitu za taj predmet. Također, akcija definiranja izvođača nastave je preporučena jer sve te informacije ostaju trajno pohranjene na jednom mjestu (ISVU serverima), te je do njih uvijek moguće doći, što je npr. zgodno u slučaju potrebe za pregledom povijesnih podataka. Izvođači nastave se definiraju u aplikaciji ISVU Ispiti (Nastavni program i plan > Predmet u akademskoj godini > kartica Izvođači). Pripazite na činjenicu da je u toj listi definiran i „Nositelj predmeta“. Osoba koja u stupcu „Rbr. nosit.“ ima naznačen broj 1, jest nositelj predmeta za definiranu akademsku godinu, za odabrani predmet. Nositelji predmeta se definiraju na početku ak. god. od strane osoblja u referadi Fakulteta, pa taj dio nemojte mijenjat. Primijetit ćete da se u prozoru „Predmet u akademskoj godini“ također može opisati predmet i definirat literatura, ali se ne može definirat tjedni plan nastave.

Korisni linkovi:

2 Prije kraja svakog semestra

2.1 Evidentirati zabranu potpisa onim studentima koji nisu ispunili nastavne obaveze, u aplikaciji ISVU Ispiti – obavezno

Studentima koji nisu ispunili nastavne obaveze na predmetu potrebno je evidentirati zabranu potpisa iz predmeta. Kada se studentu evidentira zabrana potpisa na predmetu, student ne može prijaviti ispit iz tog predmeta sve dok mu se zabrana potpisa ne ukine. Ako se studentu ne postavi zabrana potpisa, studentu će se na kraju semestra automatski postaviti status predmeta na „odslušan“, te će normalno moći prijaviti ispit iz predmeta. Zabranu potpisa možete evidentirati u aplikaciji ISVU Ispiti (Ispit > Studenti bez prava na potpis iz predmeta). Nakon što student ispuni svoje obaveze, zabrana potpisa se može ukinuti tako da ga se izbriše iz liste studenata sa zabranom potpisa.

Korisni linkovi:

 

2.2 Postaviti status predmeta na odslušan/obavljen ili pomicanje datuma do kada se studenti mogu prijaviti ili odjaviti sa ispitnog roka, u aplikaciji ISVU Ispiti – izborno

Ova akcija je izborna, a obavlja se ako se studentima želi omogućiti da prijave ispitni rok u situacijama kada semestar traje, a datum prijave na ispitni rok je prije završetka semestra. Naime, nakon što prođe zadnji dan semestra, sustav sam postavlja status svih predmeta koji su se odvijali u semestru na „Odslušan“ (za predmete koji imaju više komponenti, status se postavlja nakon što se odsluša zadnja komponenta). Ali, problem se javlja sa ispitnim rokovima koji su postavljeni jako blizu kraja semestra. Primjer je sljedeći: ljetni semestar traje do 6. lipnja, a na predmetu postoji ispitni rok 9. lipnja 2014. Po predodređenim vrijednostima, datum do kada se studenti mogu prijaviti na taj rok je 8 dana prije ispitnog roka, tj. do 1. lipnja u ponoć. Kako semestar traje do 6. lipnja, studenti neće moći prijaviti taj ispitni rok pošto im predmet neće biti u statusu „odslušan“. Dakle, ako se želi omogućiti da studenti ipak prijave ispitni rok 9. lipnja 2014., može im se ručno postaviti status predmeta na „odslušan“ u aplikaciji ISVU Ispiti. Status se može postaviti za sve studente odjednom (za čitav predmet), ili za svakog studenta pojedinačno. Drugi način kako omogućiti studentima da se prijave na takav ispitni rok jest da se datum do kada se studenti mogu prijavit na ispitni rok (zajedno sa datumom do kada se studenti mogu odjaviti sa ispitnog roka), pomakne bliže samom ispitnom roku. Npr. za ispitni rok 9. lipnja 2014., možemo postaviti datum prijave do 7. lipnja, a datum odjave do 8. lipnja (ili datum prijave i odjave do 7. lipnja 2014. – ti datumi mogu biti isti). Ako ne napravimo niti jednu od spomenutih akcija, ispitni rok 9. lipnja 2014. možemo komotno i izbrisati, jer ga niti jedan student neće moći prijaviti. U aplikaciji ISVU Ispiti možemo postaviti čitav predmet na „odslušan“ (Ispit > Postavljanje predmeta na odslušan/obavljen), ili možemo postaviti status „odslušan“ za pojedine studente (Ispit > Postavljanje predmeta na odslušan/obavljen za studenta). Datumi do kada se studenti mogu prijaviti ili odjaviti sa pojedinog ispitnog roka se mogu mijenjati u korist studenata (pomicati bliže samom ispitnom roku) u aplikaciji ISVU Ispiti (Nastavni program i plan > Ispitni rok > kolone „Vrijeme prijave do“ i „Vrijeme odjave do“).

Korisni linkovi:

 

3 Vrijeme ispitnih rokova

3.1 Dohvatiti popisa studenata koji su prijavljeni na pojedini ispitni rok, u aplikaciji ISVU Ispiti ili Nastavnički portal – obavezno

Svaki administrator predmeta mora znati kako dohvatiti popis prijavljenih studenata na ispitni rok. To se može napraviti preko aplikacije ISVU Ispiti (Ispit > Prijava ispita) ili preko aplikacije Nastavnički portal (Ispit > Ispitni rok). Preko nastavničkog portala bit će vidljive i ocjene, ako su u međuvremenu unesene.

Korisni linkovi:

3.2 Izraditi raspored za pismeni ili usmeni dio ispita – izborno

U slučaju prijave većeg broja studenata na pojedini ispitni rok, u ISVU je moguće napraviti raspored ispitivanja u određenim terminima. Na primjer, ako se na usmeni ispit prijavi 50 studenata, moguće je definirati 1 termin u ponedjeljak sa 10 studenta, drugi termin u utorak sa 10 studenata, itd. Izrada rasporeda za pismeni i usmeni dio ispita se može napraviti u aplikaciji ISVU Ispiti (Ispiti > Raspored za pismeni ispit, odnosno Ispiti > Raspored za usmeni ispit). Definirani raspored studenti će vidjeti na Studomatu.

Korisni linkovi:

 

3.3 Redovno unositi ocjene koje su studenti dobili na ispitu, u aplikaciji ISVU Ispiti ili Nastavnički portal (samo usmeni dio) – obavezno

Kada dođe vrijeme održavanje ispita, administrator predmeta dužan je ažurno evidentirati ocjene koje su studenti dobili na ispitima. Naime, studenti redovito vade potvrde o svojem statusu koje su im potrebne u razne svrhe, a na nekim od tih potvrda dobiju i prijepis ocjena. Ako studentu nisu evidentirane ocjene u ISVU, neće im biti vidljive niti na potvrdama. Također, javlja se problem u slučaju kada je vaš predmeti preduvjet za upis ili polaganje nekog drugog predmeta. Ako je vaš predmet preduvjet za polaganje nekog drugog predmeta, student neće moći upisati/polagati taj drugi predmet sve dok mu ne unesete ocjenu. Također, važno unositi točne datume polaganja ispita. Npr. ne smije se dogodit da je studentu u indeks upisan jedan datum, a u ISVU drugi datum polaganja ispita. U aplikaciji ISVU Ispiti mogu se unositi ocjene i za pismeni dio ispita, ako postoji, (Ispit > Rezultati pismenih ispita), te ocjene za usmeni dio ispita (Ispit > Rezultati usmenih ispita). U aplikaciji Nastavnički portal moguće je unijeti samo ocjene iz usmenog dijela ispita (Ispit > Unos ocjena). Rezultat iz usmenog djela ispita je konačna ocjena na ispitnom roku.

Korisni linkovi:

3.4 Vođenje ispita pred povjerenstvom, u aplikaciji ISVU Ispiti – obavezno ili u dogovoru sa referadom

Student koji na ispit izlazi 4. put, izlazi na ispit pred povjerenstvom. Za takvog studenta u ISVU je potrebno proći kroz posebnu proceduru. Naime, takvom studentu se konačna ocjena ne unosi u prozoru Ispit > Rezultati usmenih ispita, nego u prozoru Ispit > Ispit pred povjerenstvom. Za definiranje članova komisije potrebno je konzultirati se sa prodekanom za nastavu. Čitava procedura u ISVU oko komisijskih ispita može se odraditi u dogovoru sa referadom.

Korisni linkovi:

3.5 Voditi ispit pred povjerenstvom zbog žalbe na ocjenu, u aplikaciji ISVU Ispiti – obavezno ili u dogovoru sa referadom

Student se u roku od 24 sata od ispita ima pravo žaliti na ocjenu. U slučaju žalbe na ocjenu, u ISVU je potrebno odraditi posebnu proceduru. Prvo je potrebno evidentirati žalbu u prozoru Ispit > Žalba na rezultat ispita. Nakon toga potrebno je evidentirati ispit pred povjerenstvom zbog žalbe u prozoru Ispit > Ispit pred povjerenstvom (zbog žalbe). Primijetite da je prozor ispita pred povjerenstvom zbog žalbe odvojen od prozora za ispit pred povjerenstvom zbog 4. izlaska na ispit. Čitava procedura u ISVU oko komisijskih ispita zbog žalbe može se odraditi u dogovoru sa referadom.

Korisni linkovi:

3.6 Zaključavanje rokova, u aplikaciji ISVU Ispiti – obavezno

Svaki ispitni rok koji je definiran u ISVU mora nakon nekog vremena biti zaključan. Ispitni rok ne mora biti zaključan odmah po unosu ocjena (ocjene se mogu unositi a da se ne zaključa rok), ali ne bi trebalo proći više od tjedan dana od vremena kad se odvijao rok, a da se rok ne zaključa. Napominjemo da to vrijedi i za ispitne rokove na kojima nije bilo prijavljenih studenata. Dakle, SVI rokovi moraju biti zaključani. Nakon zaključavanja roka potrebno je ispisati prijavnice od svih studenata koji su prijavljeni na ispit, bila ocjena prolazna ili ne. Potpisane prijavnice je potrebno poslati u referadu, Petrinjska 34.

4 Turnusna nastava na 6. godini

4.1 Definirati i voditi ispitne rokove za predmete koji se odvijaju turnusno – obavezno za administratore koji vode turnusne predmete

Turnusna nastava znači da se za pojedine grupe studenata nastava u pojedinom tjednu izvodi samo za pojedini predmet. Npr. recimo da grupa 6A u prvom tjednu nastave ima vježbe samo iz Oralne kirurgije, u trećem tjednu ima vježbe samo iz Ortodoncije, u 5. tjednu samo iz Endodoncije, i tako dalje. Za to vrijeme, grupa 5B u prvom tjednu nastave ima vježbe iz Ortodoncije, u trećem tjednu iz Endodocnije, a u 5 tjednu iz Oralne kirurgije. Dakle, za predmete koji se izvode turnusno potrebno je definirati ispitne rokove kroz čitav semestar, a ne samo u predviđenim terminima za redovne ispitne rokove. Na taj način će studenti moći izlaziti na ispitne rokove iz pojedinih predmeta kako budu odrađivali turnuse. Podsjećam da student mora imati status predmeta na „odslušan“ da bi mogao prijaviti ispitni rok. Zbog toga je za predmete koji se izvode turnusno potrebno voditi evidenciju o tome koji studenti su odradili svu nastavu, te sukladno postavljati status predmeta na „odslušan“. To se radi u aplikaciji ISVU Ispiti (Ispit > Postavljanje statusa predmeta na odslušan/obavljen za studenta). Primijetite da ovdje ne možete postaviti status čitavog predmeta na „odslušan“, jer bi time i studenti koji još nisu odradili turnus dobili pravo prijavu ispita. Dakle, morate studentima pojedinačno stavljat statuse predmeta.

Korisni linkovi:

5 Ostali savjeti

Svaki administrator predmeta u ISVU mora znati što napraviti kada se nađe u nekoj od sljedećih situacija:

  • Ako se nekom studentu evidentira kriva ocjena, a greška je primijećena nakon što se zaključa ispitni rok, potrebno se javiti prodekanu za nastavu preko službene e-mail adrese i zamoliti da se otključa ispitni rok. U e-mail-u je potrebno objasniti grešku koja se dogodila, navesti naziv predmeta, šifru predmeta, datum ispitnog roka, te ime studenta.
  • ISVU razlikuje ocjene 1 i 0 (nula). Ako student prijavi ispit, a ne pristupi ispitu, potrebno mu je kod unosa ocjena (bilo to za pismeni ili usmeni dio) evidentirati ocjenu 0 (nula), što sustav prepoznaje kao „ne došao“. Za takvog studenta na prijavnici će pisati da student nije pristupio ispitu.
  • Ako prilikom akcije dohvata prijavljenih studenata za određeni ispitni rok (kod provjeravanja prijavljenih studenata za ispitni rok), sustav ne vrati nikakvu informaciju, znači da se na taj rok nije prijavio niti jedan student.
  • Kod definiranja novog ispitnog roka potrebno je znati dane koji su predviđeni za redovne ispitne rokove, što možete provjeriti u akademskom kalendaru.
  • Za predmet kojem do sadašnjeg trenutka nije definiran niti jedan ispitni rok, nije moguće napraviti dohvat ispitnih rokova, nego je potrebno napraviti novi unos, klikom na gumb za unos novog zapisa.
  • ISVU tim u SRCE-u održava kompletne upute za rad sa ISVU aplikacijama, a uvijek im možete pristupiti na: https://www.isvu.hr/upute/.
  • ISVU aplikacije možete uvijek skinuti na korisničkim stranicama od ISVU-a: https://www.isvu.hr/korisnici/. Za prijavu koristite svoje ISVU korisničke podatke.
  • Za rad ISVU aplikacija potrebno je imati instalirano JAVA okruženje: https://www.java.com/en/download/.

 

Ivan Kafadar, ISVU koordinator